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Instituto de Cristo Rey · Instituto religioso · una veintena de sedes
Instituto de Cristo Rey: una veintena de sedes, cuatro casas de huéspedes y cuatro cocinas, todo en un solo software.
Un instituto con sacerdotes, seminaristas y religiosas en una veintena de sedes. Cada una tenía su sitio web y su panel. Hoy sitio, habitaciones y cocinas están en un solo software, también en la sede de montaña, donde encontrar un cocinero es difícil.
El punto de partida
Cada sede tenía su sitio web y su panel, en Wix, en WordPress y otros, cada uno con su aspecto y sus errores.
Y está la sede de montaña, abierta solo en verano, a 40–45 km del primer pueblo. Encontrar personal para la temporada es difícil, sobre todo el cocinero: en la cocina están seminaristas y voluntarios. Y los huéspedes cambian: retiros, sacerdotes, familias, jóvenes.
Un solo sitio web
Un sitio único con una sección para cada sede, horarios de misas, actividades, galería y recogida de fondos con varias formas de donar. En la home, cada día, un pensamiento distinto: preparamos 365.
Un solo acceso lleva a todas las sedes y al sitio principal. Cada sede tiene un CMS que hace facilísimo modificar las páginas: contenidos, imágenes, menús, mensajes y el botón «publicar». Quien gestiona una sede toca solo la suya, y todas tienen el mismo aspecto, sin errores.
Las cocinas
Las cocinas son cuatro, y están todas en el mismo software. Las recetas y los menús los escribimos nosotros, para cada tipo de huésped, incluidos los menús especiales. El menú del día se imprime con las recetas y los gramajes: quien esté en la cocina, seminarista o voluntario, sabe qué hacer.
Detrás está el software de gestión de la restauración: la hoja del día con desayunos, comidas y cenas, los menús de tres semanas con sus reglas, el almacén con los albaranes leídos desde una foto, los inventarios y los pedidos a proveedores, preparados automáticamente. El objetivo de coste por persona está escrito en el sistema, y el sistema lo vigila.
Las habitaciones
Las casas de huéspedes son cuatro, y las habitaciones se gestionan todas desde el mismo panel. Las fechas de las estancias se introducen desde el panel y en el sitio aparece el botón para reservar. Quien ya ha sido huésped encuentra propuestos sus datos y la habitación del año anterior. Llega un email con importe, datos bancarios y concepto; el pago es una transferencia, sin intermediarios que se queden un porcentaje. La secretaría ve a quién hay que contactar, qué hay que comprobar y quién ha pagado. Llegadas y salidas están en el mismo lugar.
Cómo fue
Almacén, menús y huéspedes bajo control, esté quien esté en la cocina.
Keepyz · Milano
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