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Istituto di Cristo Re · Istituto religioso · una ventina di sedi
Istituto di Cristo Re: una ventina di sedi, quattro alberghi e quattro cucine, tutti in un solo software.
Un istituto con sacerdoti, seminaristi e suore in una ventina di sedi. Ognuna aveva il suo sito e il suo pannello. Oggi sito, camere e cucine stanno in un software solo, anche nella sede di montagna, dove trovare un cuoco è difficile.
Il punto di partenza
Ogni sede aveva il suo sito e il suo pannello, su Wix, su WordPress e altro, ognuno con il suo aspetto e i suoi errori.
E c’è la sede di montagna, aperta solo d’estate, a 40–45 km dal primo centro abitato. Trovare personale per la stagione è difficile, il cuoco soprattutto: in cucina vanno seminaristi e volontari. E gli ospiti cambiano: ritiri, sacerdoti, famiglie, ragazzi.
Un sito solo
Un sito unico con una sezione per ogni sede, orari delle messe, attività, galleria e raccolta fondi con più modi per donare. In home, ogni giorno, un pensiero diverso: ne abbiamo preparati 365.
Un solo accesso porta a tutte le sedi e al sito principale. Per ogni sede c’è un CMS che rende facilissimo modificare le pagine: contenuti, immagini, menu, messaggi e il tasto «pubblica». Chi gestisce una sede tocca solo la sua, e tutte hanno lo stesso aspetto, senza errori.
Le cucine
Le cucine sono quattro, e stanno tutte nello stesso software. Le ricette e i menù li abbiamo scritti noi, per ogni tipo di ospite, compresi i menù particolari. Il menù del giorno si stampa con le ricette e le grammature: chiunque sia in cucina, seminarista o volontario, sa cosa fare.
Dietro c’è il gestionale della ristorazione: il foglio del giorno con colazioni, pranzi e cene, i menù su tre settimane con le loro regole, il magazzino con le bolle lette da una foto, gli inventari e gli ordini ai fornitori, preparati in automatico. L’obiettivo di costo per persona è scritto nel sistema, e il sistema lo tiene d’occhio.
Le camere
Gli alberghi sono quattro, e le camere si gestiscono tutte dallo stesso pannello. Le date dei soggiorni si inseriscono dal pannello e sul sito compare il tasto per prenotare. Chi è già stato ospite si ritrova proposti i suoi dati e la camera dell’anno prima. Arriva un’email con importo, coordinate e causale; il pagamento è un bonifico, senza intermediari che trattengono una percentuale. La segreteria vede chi è da contattare, chi da verificare e chi ha pagato. Arrivi e partenze sono nello stesso posto.
Com’è andata
Magazzino, menù e ospiti sotto controllo, chiunque ci sia in cucina.
Keepyz · Milano
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