Agenti AI · Gestionale · CRM · ERP · Milano
Agenti AI e software gestionale su misura a Milano: il lavoro ripetitivo lo fa il sistema, le decisioni restano a te
Il gestionale lo costruiamo partendo da come lavori tu, e dentro mettiamo gli agenti AI. Prenotazioni, preventivi, cassa, magazzino, clienti: le richieste arrivano già lette e il lavoro già preparato. Un unico sistema, con due anni di garanzia.
- 2 anni di garanzia
- 0 password
- Agenti AI con un ruolo
- Prima videochiamata senza impegno
Chi fa cosa: persone, gestionale e agenti AI
In ogni azienda ci sono passaggi che si ripetono tutto il giorno: rispondere a una richiesta, prenotare una lezione, preparare un preventivo, segnare un conto, contare gli scaffali, assegnare una camera. Oggi stanno fra WhatsApp, fogli Excel, appunti e la memoria di chi è al banco.
Li passiamo in rassegna insieme e per ciascuno scegliamo a chi affidarlo: alcuni a un agente AI, altri al gestionale, quelli delicati alle persone. Poi mettiamo tutto in un unico sistema, collegato al negozio online e al sito.
- fogli Excel
- appunti
- memoria
- →
- un sistema solo, con l’AI
I moduli
Prenotazioni, appuntamenti e crediti
Dhyana Refomer · Studio di Pilates Reformer
Receptiondigitale
La richiesta
Una reception che funzioni anche quando al banco non c’è nessuno.
Il problema
Tre classi diverse, e ogni classe con il suo credito. Chi può prenotare cosa, quanti crediti restano, chi ha pagato e chi ha firmato il modulo: prima stava tra WhatsApp, appunti e la memoria di chi era al banco.
Cosa abbiamo costruito
- L’area del cliente, dove si entra con un link via email, senza password.
- I crediti specifici per ogni tipo di lezione, che il cliente compra da solo.
- L’iscrizione alle lezioni, anche più di una in un colpo solo, e il suo insegnante da seguire.
- Moduli, anamnesi e consensi compilati dal telefono.
- La cassa, i turni e i compensi degli istruttori, e il sito nella stessa dashboard, in due lingue.
I clienti prenotano, pagano e firmano da soli, e alla reception resta molto meno lavoro.
Il caso Dhyana Refomer →Preventivi col codice a barre, conto al banco e inventario
La Bottega del Colore · Ferramenta e colorificio
4.000prodotti inventariati in un giorno e mezzo
La richiesta
Mettere ordine in un negozio con quarant’anni di storia.
Il problema
Ricarichi decisi a occhio, su alcuni prodotti più alti e su altri più bassi. Privati e partite IVA gestiti in due modi diversi. E a ogni fattura con un aumento, i prezzi da ricalcolare a mano.
Cosa abbiamo costruito
- Le regole di ricarico: il software controlla le fatture che arrivano e, se ci sono aumenti, propone il nuovo prezzo. Decidi tu.
- Preventivi, DDT, banco e fatture si fanno passando i prodotti col lettore di codici a barre, senza scrivere niente a mano.
- Tutto parte da solo, per email e su WhatsApp.
- La scheda «Oggi» con le cose da fare del giorno e le scadenze, e tre solleciti automatici per i pagamenti mancati.
- Il CRM, con privati e partite IVA nello stesso sistema.
- L’intelligenza artificiale: dal telefono si chiede al gestionale un report o di stampare le etichette.
- Il collegamento alla stampante termica delle etichette, alla cassa e al POS.
Un preventivo o una fattura oggi si fanno in pochi secondi, e diverse operazioni le può fare l’intelligenza artificiale.
Il caso La Bottega del Colore →Più sedi, camere e cucina
Istituto di Cristo Re · Istituto religioso · una ventina di sedi
~20sedi, un pannello solo
La richiesta
Far funzionare la sede di montagna, aperta solo d’estate, anche quando un cuoco non si trova.
Il problema
La sede è a 40–45 km dal primo centro abitato: trovare personale per la stagione, soprattutto il cuoco, è difficile, e in cucina vanno seminaristi e volontari. E gli ospiti cambiano: ritiri, sacerdoti, famiglie, ragazzi. In più ogni sede aveva il suo sito e il suo pannello, su Wix, su WordPress e altro, ognuno con il suo aspetto e i suoi errori.
Cosa abbiamo costruito
- Le ricette e i menù, scritti da noi, per ogni tipo di ospite, compresi i menù particolari.
- Il menù del giorno si stampa con le ricette e le grammature: chiunque sia in cucina sa cosa fare.
- Le camere, gli arrivi e le partenze.
- Il magazzino, e gli ordini ai fornitori preparati in automatico.
- Un sito solo per tutte le sedi, con un pannello molto semplice per modificare le pagine: ogni sede gestisce la sua, e tutte hanno lo stesso aspetto.
Magazzino, menù e ospiti sono sotto controllo, chiunque ci sia in cucina.
Il caso Istituto di Cristo Re →Al posto del gestionale che hai
Il nostro software prende il posto del gestionale che usi oggi e fa tutto lui: preventivi, DDT, fatture, prezzi, magazzino, clienti, ordini ai fornitori. Alla Bottega del Colore abbiamo inventariato 4.000 prodotti col lettore in un giorno e mezzo, e da allora si lavora solo col nostro.
Un magazzino solo, per il negozio e per il sito
La Bottega del Colore · e-commerce per privati e partite IVA
Zeromagazzini
Da negozio di quartiere a negozio online per gli artigiani dell’edilizia, con 50.000 piastrelle vendute senza magazzino.
- Pittori
- Muratori
- Piastrellisti
- Idraulici
- Elettricisti
- Chi ripara i tetti
Se vendi al banco e online con due magazzini separati, li devi allineare tu a mano. Con il gestionale collegato al negozio online il magazzino è uno solo: quello che vendi in negozio scende anche sul sito, e quello che vendi online lo vede anche il banco. Si aggiunge a un e-commerce già fatto con noi.
Privati e partite IVA
- Al login scegli se sei un privato o una partita IVA: il privato va sul negozio online normale, la partita IVA su un negozio B2B.
Il B2B senza magazzino
- Gli ordini li crea il cliente. Il sistema li raggruppa e li manda ai fornitori della Bottega.
- Ai fornitori che consegnano in cantiere l’ordine arriva così com’è. Per gli altri viene raggruppato in un ordine unico: scaricano alla Bottega, e il giorno dopo il materiale parte per il cantiere.
- In tutto, 24–48 ore dall’ordine.
L’area dei clienti B2B
- Ogni cliente vede i suoi documenti: DDT, fatture e preventivi, che si fa anche da solo. La maggior parte dei clienti ormai i preventivi se li fa da sé, e il banco lavora meno.
Gli strumenti
- La ricerca delle piastrelle partendo da una foto, su circa 500 cataloghi e 50.000 referenze: la piastrella giusta si trova, si ordina e arriva in pochi giorni per i lavori piccoli, in un paio di settimane per le metrature grandi. L’artigiano compra piastrelle e colla, e arriva tutto in cantiere.
- Per i privati, il calcolo dei materiali per pittura, impianto elettrico e idraulico.
- Il rendering: si carica la foto della stanza da ristrutturare e si vede come potrebbe diventare.
- Le guide, da come si dipinge a come si cambia una presa.
- Il riconoscimento del colore: da una foto, il sistema propone il RAL più vicino.
Tutto gestito dal software, senza magazzino: centinaia di migliaia di euro di fatturato l’anno.
Il caso La Bottega del Colore →Come è fatto
Funziona online, su server in tutta Europa: lo usi dal computer dell’ufficio, dal telefono al banco o da casa. Si entra con un link via email, i dati si esportano sempre, il manuale sta dentro il programma. Il software che scriviamo è coperto da due anni di garanzia.
Lo costruiamo partendo da moduli già collaudati, come anagrafica, preventivi, catalogo, pagamenti, agenda, messaggi, magazzino e documenti, e li adattiamo a come lavori. Non partiamo mai da zero, e per questo i tempi restano ragionevoli.
Qualche esempio
In tutti questi casi il lavoro è lo stesso: prendere quello che oggi si fa a mano ogni giorno e farlo fare al sistema, così le persone si occupano del resto.
Uno studio di fisioterapia
I pazienti prenotano online; schede, pacchetti e pagamenti stanno insieme.
Un centro estetico
Il promemoria parte da solo il giorno prima.
Una gastronomia
Prende gli ordini per le feste e sa quante teglie preparare.
Un distributore
Manda i preventivi dal telefono mentre è dal cliente.
Un’associazione con più sedi
Un sito solo, e una segreteria che trova tutto in un posto.
Accessi e permessi, anche per l’AI
L’agente AI ha un ruolo scritto: cosa può vedere, cosa può fare da solo, quando deve fermarsi per la tua approvazione. Tutto quello che fa viene tracciato, e ogni passaggio si può riportare indietro.
Ogni persona entra con il suo accesso e vede solo quello che le serve: il cliente la sua area, il collaboratore i suoi turni, la segreteria le sue prenotazioni. Si entra con un link via email, quindi niente password riciclate o scritte sui post-it. I dati delicati, come allergie o anamnesi, li trattiamo come dati sanitari, con accessi ristretti.
Dopo la consegna il nostro accesso tecnico si spegne e lo riapri tu, per il tempo che decidi, quando serve un intervento.
Il cliente
Vede la sua area.
Il collaboratore
Vede i suoi turni.
La segreteria
Vede le sue prenotazioni.
L’agente AI
Vede quello che gli serve, e decide soltanto nei limiti che gli hai dato.
Si parte da una cosa, poi si aggiunge il resto
Spesso il primo passo è un agente AI che smista le richieste in arrivo. Di solito si comincia da quello che crea più problemi, le prenotazioni o i preventivi, e si aggiunge il resto quando serve. I moduli sono collegati tra loro: il cliente che prenota è lo stesso che compra, che riceve il preventivo e che paga alla cassa, e tutto resta nella sua scheda.
Per chi è
- Studi professionali
- Palestre e studi di Pilates
- Centri estetici
- Ristoranti e cucine collettive
- Negozi tecnici
- Distributori
- Strutture ricettive
- Associazioni con più sedi
A Milano, da Brera, Isola, Porta Nuova, Porta Venezia, NoLo, Città Studi, Lambrate, Navigli, Tortona, Sempione, CityLife, San Siro, Bicocca, Niguarda, Bovisa, Corvetto e Lorenteggio, e nell’hinterland, da Sesto San Giovanni, Cinisello Balsamo, Cologno Monzese, Segrate, San Donato Milanese, Rozzano, Assago, Corsico, Rho, Pero, Bollate, Legnano, Monza e la Brianza.
Quanto costano agenti AI e gestionale su misura a Milano
Per un’automazione AI si parte da 1.560 €, un gestionale completo costa 3.250 €; il resto dipende da cosa deve fare il sistema. Prezzi ed esempio completo sono nella pagina dei prezzi. Il preventivo è gratuito e scritto voce per voce, e arriva dopo una videochiamata senza impegno e un’analisi di come lavori. Oppure in rent to buy: il 10% alla firma e il prezzo diviso in 48 quote mensili, con hosting, assistenza e modifiche comprese, e alla fine il software è tuo.
Rent to buy · preventivo di esempio 4.800 €
100 € al mese
- Alla firma, 10%480 €
- Durata48 mesi
- Alla fineè tuo
Come lavoriamo
La videochiamata
Ci racconti come lavori e cosa vorresti migliorare. Senza impegno.
Il preventivo
Guardiamo cosa non va e ti scriviamo il preventivo, voce per voce, con la quota al mese per 4 anni.
Ne parliamo
A Milano portiamo il preventivo nella tua sede e ne parliamo seduti a un tavolo; fuori Milano in videochiamata. Lo sistemiamo insieme.
Il contratto
Quando il preventivo va bene, firmiamo il contratto.
Costruiamo un pezzo alla volta
Ogni pezzo lo provi prima di passare al successivo.
La consegna
Il pannello del gestionale, il manuale e il nostro contatto per ogni richiesta.
Domande frequenti su AI e gestionale
Cosa fa l’agente AI dentro il gestionale?
Apre le richieste che arrivano per email o WhatsApp, riconosce cosa serve e scrive la bozza: risposta, ordine o preventivo. Poi la inoltra a gestionale, magazzino, fatture e spedizioni. Le decisioni importanti restano a te.
E se l’AI sbaglia?
Ha dei limiti che fissiamo con te: oltre un importo, o davanti a un’operazione irreversibile, mette tutto in attesa della tua approvazione. E tiene traccia di ogni passaggio, così si vede sempre chi ha fatto cosa.
Quanto costa un gestionale su misura?
Ogni gestionale Keepyz costa 3.250 €, anche quelli di settore, ed è completo: preventivi, DDT e fatture, magazzino, incassi, sospesi e solleciti, CRM. Un’automazione AI parte da 1.560 €. Il preventivo è scritto e gratuito, dopo una videochiamata senza impegno. In rent to buy sono 325 € alla firma e 68 € al mese.
Funziona anche dal telefono?
Sì. Si usa dal computer, dal telefono e dal tablet, con un link via email al posto della password.
Può sostituire il gestionale che uso già?
Sì. Il nostro software prende il posto del vecchio gestionale e fa tutto lui: preventivi, fatture, prezzi, magazzino, clienti.
I dati del gestionale sono miei?
Sì, e si esportano quando vuoi.
Che garanzia ha?
Due anni sul software che scriviamo.
Il gestionale può stare dentro il mio sito?
Sì: sito e gestionale stanno nello stesso pannello, ed è il modo in cui lavoriamo di solito.
Lavorate con più sedi, anche fuori Milano?
Sì. Un pannello unico gestisce tutte le sedi, a Milano, in Lombardia o in tutta Italia.
Keepyz · Milano
Cosa fai a mano, ogni giorno, che potrebbe fare il computer?
Raccontaci la tua giornata: ti diciamo cosa si può automatizzare e quanto costa.